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Reuniones de trabajo

Los seres humanos podemos intercambiar información es decir comunicarnos, de muchas formas, con el lenguaje, con el cuerpo, con la escritura; pero todas ellas las podemos utilizar de forma distante o presencial, ambas validas acordes a nuestro desarrollo tecnológico. Estas dos formas que llamamos reuniones de trabajo, son el medio preferido y necesario para poder adelantar temas o acciones en nuestras empresas y negocios ya que son benéficas si logramos que den los resultados esperados. Para lo anterior debemos planearlas, ejecutarlas y concluirlas, de tal manera que favorezcan con sus logros a la empresa y empleados. Lo contrario lleva a la frustración y pérdida de tiempo y recursos.

 

Teniendo esto en cuenta, si llegas a estar a cargo de una reunión de trabajo en tu oficina, deberás observar una serie de principios sencillos, prácticos y muy válidos, para obtener resultados que beneficien a todos. Temas tales como luz, temperatura, disposición y comodidad de sillas, amplitud del recinto, facilidades de presentación, deberás tenerlos en cuenta. 

 

Por otra parte, considera:

 

Propósitos de las reuniones:

 

El que más sabe del tema de una reunión, es el que la organiza. Por lo cual es el encargado de trasmitirlo de manera clara a los invitados o participantes. Existen varios tipos de reuniones según el tema que se trata en ellas, estas son algunas de las principales:

 

  • Dar Información: consistentes en suministrar una información, que permita dar claridad sobre procesos, problemas, nuevas directrices, etc.

  • Obtener información: Consistente en crear un ambiente en el cual el cruce de ideas permite obtener mayor información sobre temas específicos.

  • Resolutivas: facilitan ante situaciones complejas encontrar soluciones y tomar decisiones.

 

Beneficios de las reuniones:

 

Las reuniones permiten una serie importante de beneficios que colaboran en el desarrollo de los asuntos corporativos o empresariales. Estos son algunos de ellos.

 

  • Resolver situaciones: Permiten plantear temas, analizar los mismos y tomar decisiones al respecto.

  • Mejorar la Comunicación: La interacción permite el conocimiento entre los actuantes y esto facilita la comunicación entre los mismos.

  • Aprendizaje compartido: La observación entre los integrantes de una reunión, permite aprender uno del otro, no solo en el tema de la reunión, también en la forma como nos comportamos, comunicamos e interactuamos y esto enriquece a todos.

  • Formación y consolidación de Equipos de trabajo: en la medida en que se logre un accionar conjunto entre los invitados a una reunión, se esta logrando con esto que aprendan a trabajar como equipo, y faciliten sus relaciones personales, que a su vez ayudan a la misma interactuación entre ellos.

 

Errores habituales en las reuniones:

 

  • No estar preparado.

  • Abordar otros temas.

  • No tener reglas para participar (Duración, etc.).

  • Terminar la reunión sin una conclusión.

  • No asignar tareas a personas específicas y con fechas límite para entregarlas.

 

Alternativas a las reuniones presenciales:

 

  • Ayudas en la Web: Existen múltiples ofertas en la WEB, para realizar por internet reuniones virtuales con la asistencia de personas ubicadas en diferentes partes del planeta.

  • Una página de Facebook, Pagina Web o Blog: permite fijando unas sencillas reglas de tiempo y formato, interactuar con mensajes o comentarios sobre el tema escogido.  

 

¿Como asegurar el éxito de una reunión?

 

  • Asegúrese de logar el objetivo de la reunión, antes de terminarla.

  • Reduzca al máximo el tiempo de la reunión.

  • Cree un clima de satisfacción de los asistentes a favor del tema de la reunión.

 

Seguiremos profundizando en este y otros temas afines, para enriquecer nuestros conocimiento, capacidades y habilidades, te invito a que me sigas y envíame tus opiniones.

 

Bibliografía:

 

  • CEREM. Universidad Rey Juan Carlos. “Reuniones de trabajo efectivas: Reglas para dirigir una reunión. 31 de octubre de 2013.

  • DINERO. “¿Reuniones efectivas?”. 18/6/2004

  • KESMO. “Consejos de Harvard para organizar reuniones eficientes.” Feb 6, 2017.

  • Wikipedia. “Meeting”

  • HRQD. “Meetings”. 2008

  • Harvard Business Review. “How to run a meeting”. Antony Jay. March 1976 Issue.

 

 

 

 

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